【コラム】狭いオフィスを快適に!オフィスの省スペース施策

栃木県宇都宮市と栃木県北地域の事業者様に『オフィスづくり』のサポートさせていただいている栃木オフィスづくり.comです。

オフィスが狭いと、従業員間や壁面などとの距離が短くなったり、通路での移動が妨げられたりするため、圧迫感を感じたり、思考が妨げられ、モチベーションが低下することになります。これは、労働生産性を下げ、企業の業績も低下させてしまいます。

とはいえ、広いオフィス空間を確保するのが予算上、困難なことがあると思います。とくに、都市部では賃貸料が高くなりますので、なおさらでしょう。だからこそ、限られたスペースを可能な限り、有効に使うことが重要になってきます。

必要な機能を整理する
狭いオフィスを活用するためには、まず、使用できるスペースを確認し、そこで実現したい機能、収納すべきものを洗い出します。別室や室外、屋根裏などに置いて差し支えないもの、室外で行える機能(行動)は、この段階で除外します。

機能ごとに工夫する
通常、オフィスで行われる仕事の過半(約6割)はデスクワークです。このため、従業員1人あたり、2〜3坪を確保するようにしましょう。

パソコンによる業務が中心であっても、印刷やコピーなどによる移動がありますので、「机の分だけスペースがあれば良い」というわけではありません。もちろん、業務の内容によって変わってくることも押さえておきます。

通路のスペースを確保することを忘れてはなりません。通路とデスクワークsのスペースのバランスをとることが大切です。この際、机をどこに置くかによって、通路の幅が違ってくることがあることに留意しましょう。

新型コロナウイルスの感染拡大を機に、「ソーシャルディスタンス」という考え方が注目されています。この考え方に基づけば、仕事中でも、人と人の距離を1m、できれば2m程度確保することが望ましいといえます。

来客スペースの設置は、業種によって異なります。社外に営業をかけることが業務の中心であれば、あえて、来客のためのスペースをつくる必要はないでしょう。業種によっては「近所の喫茶店で十分」ということもあり得るからです。設置する場合は、来客の導線を考え、入口に近いところに設置します。

会議室を設置する場合は、来客スペースと重ならないようにします。特別にスペースをつくることが難しい場合は、大きなテーブルを置いて他の業務用机と区別する、パーティションで区切るといった工夫をしましょう。

書類の整理は必須
オフィスには書類がつきものなので、収納スペースも必要です。通常であれば、書類は個人の机に収納するか、共用キャビネットに入れます。

省スペースには、壁面収納庫が有効です。カラーボックスを使うオフィスも多いようですが、これは背が低いため、スペースに対して収納できる量が多くありません。壁面収納なら、床から天井までを収納スペースとして活用できるますので、占有スペースを減らすことができます。また、共用すべき書類を個人の机に入れることは避けます。

社内の書類を可能な限り削減することが、オフィスのスペース確保のためには必要です。共有すべき事項がデジタル化、もしくは指定の掲示板に1枚だけ示すようにし、従業員一人一人にメモなどを配らないようにすることが大事です。

現在は、業務のデジタル化が進んでいますので、デジタルで保有しているデータは可能な限り、書類で持たないようにします。また、古い書類は一定の基準を設けた上で、定期的に処分するようにしましょう。業務に余裕があれば、スキャナを使って、PDFファイルなどの形式でデジタル化しておくことも有効です。もちろん、デジタルデータはクラウドサービスを利用するなどで、万全なバックアップをとるようにします。

デッドスペースを活用する
狭いオフィスほど、使わない空間がないようにします。1つのスペースに2つ以上の使用目的を持たせる工夫をすると、空間の節約につながります。たとえば、作業を行うテーブルを応接用にも活用するなどです。来客時には、パーティションを活用して区切ると有効です。

また、頭上の空間を利用することも考えましょう。書類棚を2つ設置するよりも、天井の高さまでの棚1つにした方が、ムダがなくなります。この場合は、耐震対策を行うようにします。空いた壁を、会議の際にスクリーンをかけるという使い方もあり得ます。部屋の隅々を見渡して、「使おう」と考えることです。

電源の位置を工夫する
「電源コンセントの増設」で述べましたが、電源の場所を工夫することは、オフィスレイアウトを有効に使う上で重要です。レイアウトを考える際には、電源の位置をあらかじめ考慮しましょう。

部屋を明るくする
印象としての「オフィスの広さ」は、色づかいによって変わります。白に近い色は、部屋を広く印象づける効果があります。ただ、「【コラム】働き方改革を実現させる色彩効果」で述べたように、白すぎると従業員がストレスを感じますので、イスや机にアクセントカラーを入れましょう。照明を増やしたり、自然光を取り入れて明るくするなどの工夫も重要です。

フリーアドレスの活用も
会議は、何も会議室で行わなければならないというものではありません。たとえば、リラックスできる休憩室で行うことも一つの方法です。従業員の数が少ないオフィスであれば、これで十分だと思います。

フリーアドレスの導入も検討するとよいでしょう。営業担当が中心であったり、直行・直帰や出張が多いなどで在席率が低いのであれば、この際、個別の机を設置せず、フリーアドレスの机を置いて空間を有効活用することを考えてみるとよいかもしれません。個別の机がなくなれば、私物や資料を机の上に積み上げることがなくなりますので、当然、オフィス内がスッキリすることにつながります。私物は、ロッカーに入れるようにします。

あるいは、大きめのテーブルを置いて、皆で使うようにするという解決策もあります。机を減らせば、床を占拠するものを減らすことにもなりますので、オフィスを広く使うことができます。

女性にやさしいオフィスに
狭いオフィスであっても、トイレを男女別にするなどの努力は忘れないでおきたいものです。やむを得ず共用にする場合は、トイレの出入口が、他のデスクから直接見えないようにすることは、最低限のことです。

また、水道などが来客の目に付きやすくなることは避けましょう。パーティションを置いて目に付かないようにするだけでも有効です。

PCの小型化を図る
狭いオフィスでは、PCの小型化も有効です。一般的に、ノート型PCの方が省スペースですが、デスクトップ型でも薄型・小型などの省スペース機がありますので、買い換えの際は選択肢に入れるとよいでしょう。

ノートPCも、机の上に置きっぱなしにすると、省スペース性を殺してしまいます。使用後は片付けるか、ノートPCスタンドを活用して机のスペースを確保するようにするのもよいでしょう。

一つ注意したいのは、メモリ容量の問題です。小型PCは、標準で搭載されているメモリ容量が少ないのが通例です。法人向けであればなおさらです。Windows 10のPCでは、8GB以上のメモリがあると快適な作業ができますので、足りない場合は増設しましょう。

図面上に落とし込む
以上の検討を行ったら、オフィスのスペースに収まるのかどうか、図面に落とし込んで確認します。この際、コピー機なども位置や、イスを引く際のスペースも書き込むことを忘れてはなりません。これらを通じて、レイアウトの改善に関するイメージを具体的につかむようにします。

このプロセスを通して、「このスペースは本当に必要なのか?」と考え直してみることは、非常に有益です。机の形も、オフィスの形状に合わせて、正方形、長方形など、検討してみましょう。

もちろん、机などの新規購入費用などを盛り込んで、見積りを行います。

ルールをつくろう
最後に、オフィス内でルールを決めることの有効性を指摘しておきます。狭いオフィスでの業務は、一種の「共同生活」のような形になりますので、掃除や片付け、ゴミ出し、共用部(トイレなど)の使い方などについて話し合い、取り決めます。

現在の社会情勢を鑑みても、「掃除=女性」などという性的役割分担はとるべきではありません。男性も積極的に掃除などを行うことは、社員間のコミュニケーションの活性化にもつながります。

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