【コロナ対策で注目!オフィスのレイアウト変更】

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栃木県宇都宮市と栃木県北地域の事業者様に『オフィスづくり』のサポートさせていただいている栃木オフィスづくり.com です。

【栃木オフィス作り.com】では、事務所レイアウトの提案やリフォーム、クリーニングなどを行っています。

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、「新しい日常」「ウイズ・コロナ」への対応が求められています。

「新しい日常」でもっとも変化している業界の一つが、飲食店です。多くの店舗で、テーブルが対面式からカウンター式に変わり、イスの間の距離が空けられ、消毒液が設置され、パーテーションや飛まつ防止シートが置かれるようになっています。テイクアウト中心へと、業態を変えた店もあります。

では、オフィスはどのように変わることが求められているのでしょうか。テレワークについては、別の記事で述べています。

これからのオフィスにおいては、対面式の机の配置をできるだけ避け、パーテーションなどで区切りを設けることが望まれます。もちろん、消毒液などの設置もです。これらが「自衛」につながります。

可能であれば、米国の職場のように、個々の従業員がブース内で仕事をするような状況も必要でしょう。内線電話も従業員ごとに設置するか、別のコミュニケーション手段を採用することになります。

また、机を減らすなどで空いたスペースは、休憩や共有スペースに変えることで、社員の働きやすさを向上させる工夫を行います。あるいは、オフィスの規模縮小を検討することも選択肢になります。これは、オフィス賃料などのコスト削減にもつながります。

このようなことの実現には、当然ながら、オフィスレイアウトを変更することになります。備品も、移動や更新することになります。業態などに合わせた、適切なレイアウトが求められることになります。

オフィスレイアウトの変更
オフィスのレイアウトを変更する場合、優先して配慮しなければならないのは、「ソーシャル・ディスタンス」の確保です。一般的には、就業時にも従業員間で2mの間隔をとる必要があります。

オフィスで一般的に使われている「島型レイアウト」の場合、従業員間の距離は1〜1.5mです。向かい合った机で働く同士では、1.5m前後になります。これでは、ソーシャル・ディスタンスを満たすには心許ないものがあります。

透明パーテーションなどで飛まつを防ぐケースはありますが、隣り合うイスの間にパーテーションを設けるのは、そう簡単ではありません(机の間は比較的容易です)。

そのため、飲食店などで行われているように、机を1つおきに使用したり、対面式をやめたりすることが提案されています。むろん、マスクの着用と換気も推奨されます。空いた机をそのままにして置くとスペースの無駄になりますので、レイアウト自身を変更し、壁に向かってカウンター式に配置するといった工夫が求められます。

こうすると、就業スペースで働く人員は半数以下に減ってしまいます。出社する従業員自身を減らし、勤務形態をローテーション式や時差式にしたり、テレワークなどで補うことになります。会議室がある企業などは、こうした部屋を執務室に転用することを考えてもよいでしょう。

これまで何度か紹介してきた、フリーアドレスの導入は、一度検討してみてよいものです。不特定多数が触れる共有場所の消毒は必須になりますが、固定した机自身を廃止してしまうことで、オフィスのレイアウトと働き方をドラスティックに変えることができます。

オフィスの存在意義
テレワークが普及するようになると、「オフィスとは何のためにあるのか」ということを、改めて考えざるを得なくなります。

従来からの、あるいは本来の意義である「企業の構成員がいっしょに仕事をする場所」という点を延長させるだけならば、フリーアドレスなどでオフィス空間の利用法を柔軟化させる方法があります。

これは空間の利用法を定めすぎず、時と場合に応じて、柔軟に利用するものです。ときには執務空間、別の時には休憩スペースというような使い方をすることで、感染拡大など不安定な勤務態勢に対応するものです。

もう一つ、従業員にとって「出社する意義」を見いだせるような空間にすることです。堅苦しい「仕事の場」というだけでなく、よい意味で「遊び心」のあるオフィスにすることで、楽しさをつくり出すことです。

また、オンラインミーティングが手軽に導入できる時代になっていますので、オフィスにおける会議もスタイルを変えることが可能です。自由に意見を述べ合う「ブレーンストーミング」を重視し、それにふさわしいリラックスしたミーティングスペースにしたいところです。

これらには、決まったフォーマットはありません。むしろ、従業員の意見の集約と経営者のリーダーシップ、試行錯誤のなかから、それぞれに適したスタイルが生まれてくるといえるかもしれません。

キーワードは「多様化」と「分散化」
「コロナ後」におけるオフィスづくりのキーワードは、「多様化」と「分散化」です。「多様化」とは、会社への出勤、自宅でのテレワーク、外出先でのノマドワークなど、多様な働き方が混在するあり方です。「分散化」も似たような意味で、多数の拠点、場所で同時に仕事に携わるあり方です。

ここで注意したいのは、2020年に入社した従業員は「リモートネイティブ」だということです。1996年以降に生まれた世代を「Z世代」と呼びますが、その大きな特徴は「デジタルネイティブ」であることです。つまり、スマートフォンやSNSを当たり前の存在としている世代です。

「リモートネイティブ」も、これと似たところがあります。従業員の、オフィスへの帰属意識が低いことが「当然」とされる時代です。政府や企業が、今回のコロナ問題を教訓として「新しい生活様式」を提示していますし、出社を不要とするために「印鑑廃止」(デジタル化)も進めようとしています。これも、こうした流れを後押しするでしょう。

それでも、オフィス自身が絶滅することはありません。セキュリティ上もどうしてもオフィスでなければ行えない仕事はありますし、営業後の従業員が「帰る場所」も必要です。それだけに、オフィスのあり方、オフィスに対して「期待すること」自身が変わってくる時代だといえるでしょう。

たとえば、「仕事をする場所」から「歓談する場所」、「緊張する場所」から「くつろげる場所」へ。これは極端なたとえかもしれませんが、オフィスはそれほどに大きな変革期にあるといえます。

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