【コラム】社員の生産性を高めるオフィスづくり

栃木県宇都宮市と栃木県北地域の事業者様に『オフィスづくり』のサポートさせていただいている栃木オフィスづくり.comです。

残業削減は改革の中心課題
政府が進める働き方改革の大きな課題の一つが、残業時間の削減です。大企業では昨年月、中小企業ではこの4月から、残業規制が施行されました。これにより、残業時間の上限は、原則月45時間・年360時間とされています。臨時的で特別の事情がなければ、これを超えることはできません。

仮に特別の事情や労使間の合意があっても、残業時間は年720時間以内、複数月の平均で80時間以内、月100時間未満と定められています。

残業削減のメリット
残業時間の削減は、それ自身が目的ではなく、経済上の効果を期待してのものです。いずれも、企業にとって利益をもたらすものです。

  • 残業代(人件費)削減、残業で費やされる電気代など光熱費の節減
  • 時間内労働の密度が高まることによる、生産性の向上
  • 従業員の心身の健康の維持。疾病や過労死の防止
  • ワークライフバランスの実現
  • 各人がスキルアップする時間の確保

しかしながら、どの企業も限られた人員による運営を行っており、残業時間の削減は簡単にできることではありません。多くの従業員は仕事が減らない限り、「早く帰れ」と言われても、残業が減ることはありません。かけ声だけでは実現できず、「隠れ残業」「自宅残業」が増えてしまうだけです。

残業を削減するためには、まず、業務の洗い直しを行うことです。業務を見直し、残業の理由になっている業務を明らかにして、可能なものは廃止するなどの対応策をとることです。

併せて、能力以上に業務を抱えた従業員から、余分な業務を他の従業員に割り振ります。こうした適正化によって、問題の解決をめざします。場合によっては、一部業務の外部委託(アウトソーシング)も検討するとよいでしょう。具体的には、採用活動や宣伝、倉庫管理、製品発送などです。余裕があれば、ロボットやAI(人工知能)による一部業務の自動化も可能でしょう。

ABWという新基軸
残業時間を削減する上で有効なのは、複数人でデスクを共有するフリーアドレスです。フリーアドレスは、執務空間(机)を固定しないことによって、従業員に新鮮な気分での業務を保証し、リフレッシュ効果を与えます。残業で「しがみつく」専用机がなくなるわけですから、効果は明白です。またフリーアドレスは、書類やパソコンの片付けを励行させることになるため、セキュリティ効果も高めることができます。

これらは、オフィスの生産性を高めることに貢献することができるでしょう。

ところが近年、フリーアドレスとはやや異なるアプローチが、欧米企業によって打ち出されています。それが、「アクティビティー・ベースド・ワーキング(ABW)」です。

ABWとは、オランダのコンサルティング会社が提唱したもので、業務内容によって働く場所を選ぶ働き方のことです。例を挙げれば、集中が必要が仕事は静かな個室で行い、簡単な打ち合わせは意見が出やすいソファで行うといった、自由度の高い、場所を選ぶワークスタイルのことです。すでに、グローバル企業のいくつかで採用されています。

つまり、オフィス内にはさまざまな活動に適した空間が複数設けられ、活動ごとに空間を使い分けることになります。会社が指示した場所や時間のなかで働くのではなく、従業員自身が、場所や時間の使い方を考えることになります。

ABWとフリーアドレスの違い
では、ABWとフリーアドレスの違いはどこにあるのでしょうか。

ABWはより幅広い概念で、机やソファなどの「環境」、無線LANやタブレット端末などの「技術」、従業員の「行動」という3つの軸で構成され、オフィス内外での働き方を意味します。

フリーアドレスはほとんどの場合、オフィスの机を共有するものですので、上記3つのうち「環境」の要素が大部分となります。適用範囲も、オフィス内部に限られます。どちらかというと、社内コミュニケーションの活性化や、(新型コロナウイルスの感染拡大などで)在籍率が低い場合に、オフィス空間の最適活用をめざすものです。

こう考えると、ABWはフリーアドレスの「進化形」ということができます。

ABWは、「仕事の環境は自分で選ぶ」という考え方に基づいたワークスタイルです。従業員は、集中した業務をしたいときには個室などに移動し、リラックスしたいときにはそうした場所に移動します。自宅や図書館、カフェなど、オフィス外での勤務も、当然ながら認められることになります。朝から晩まで「机にかじりつく」という、昭和のモーレツ社員的なあり方は、過去のものとなるわけです。

さらに、オフィス面積の削減、レイアウト変更費用の縮減など、コストダウンにもつながります。社内のコミュニケーションも活性化することが期待できます。とくに、営業など人員の出入りが多いオフィスでは、効果が期待できることでしょう。

ABWを実行する上手において重要なのは、上長の理解です。上長は、部下がオフィス内外のさまざまな空間を移動しながら働くことを理解し、許容しなければなりません。上長が「自分の見えるところで働け」という態度をとれば、ABWは成り立ちません。部下を「どこにいても働いている」と信頼し、成果で評価することに徹しなければなりません。「成果抜き」に、「がんばり」や表面的な「忠誠」だけで評価してはいけないわけです。この点で、経営者の判断とトップダウンの指示が大切です。

ABWは、他の働き方にも影響します。通勤の負担やオフィス内の混雑を避けて快適に働くには、勤務時間の自由度を広げるフレックスタイム制の導入につながります。テレワークの拡大も含まれますので、オフィスに関する経費削減にもつながります。総じて、従業員のワークライフバランスの実現につながります。冒頭に述べた、残業時間削減に、非常に効果的なオフィスづくりといえます。

中小企業ではどうするか
中小企業の皆さんは、「ABWの魅力は分かるが、うちはオフィスが狭いので、ソファなどを揃えられない」と思うかもしれません。ムリのないことです。実際、中小企業では、ABWの3つの軸のうち、「環境」と「技術」は限られることが多いでしょう。

ですが、従業員の「行動」を変えることは可能なはずです。もちろん、上長の考え方もしかるべく、変革されなければなりません。ある意味で、ここが「カナメ」ということもできます。

変えるためには、「なぜ変える必要があるのか」を振り返ることです。現在のオフィスは、従業員が集中して仕事ができる環境なのかどうか、ときにリラックスできているのかどうか、義務的に机に座っていないかどうか、フラットな立場から見直すことが必要です。

「カナメ」の信頼関係について
上長の考え方を「カナメ」と述べましたが、言い換えれば、上長と従業員の信頼関係の問題と言い換えることもできます。信頼関係を築くのには時間がかかりますが、壊れるのは一瞬です。

上長と従業員がオフィスで顔を合わせる機会は、相対的には少なくなりますので、機会を捉えてコミュニケーションをとる努力が重要です。この際、「若い奴は……」という「上から目線」の発言はタブーです。これは、ABW以前の問題です。中小企業は、企業自身が属人的要素で成り立っていることが多いので、とくに重要になります。

「形から入る」ことも
それにしても、人間の考え方を変えるのは、なかなかに簡単ではありません。そのためにも「形から入る」、つまり、オフィスをガラリと変えることを先行させる方法も、ときにはあり得ることです。

ABWにとって必要な個室、ミーティングスペース、リラックススペースなどの設置場所、レイアウトを考えることは、非常に重要です。従業員にとっての利用しやすさ、コミュニケーションのしやすさなどを考えて、レイアウトを決めます。ABWを導入済みの企業によると、従業員の間では、集中して作業を行う個室の需要が高いようです。こうした事例研究も大切です。また、無線LAN、ノートパソコン、タブレット端末などの機器も取りそろえましょう。繰り返しますが、導入には、経営者の判断がきわめて重要です。

生産性向上のために、ABWの導入をぜひご検討下さい。【栃木オフィス作り.com】は、随時、ご相談に応じております。

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