【コラム】中小企業の働き方改革はオフィス空間の見直しから

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中小企業の働き方改革
ご承知のように、「働き方改革」関連8法が成立し、2019年4月から施行されています。中小企業も対象となりますが、経営者にとって頭が痛いのは、「時間外労働の上限規制」ではないでしょうか。

これは、月45時間、年360時間を上限に時間外労働(残業)を禁じるもので、「特別の事情がある場合」は月100時間、年720時間、複数月平均80時間となります。「特別の事情」とは、予算・決算業務、納期ひっ迫、機械トラブルへの対応などで、該当項目以外における規制違反は、労働基準監督署による行政指導の対象となります。

実は残業規制は、中小企業にとって、業務のあり方を見直す好機でもあります。生産性を向上させることはもちろん、従業員が集中して働けるよう環境を整えることで、従業員の定着度を上げ、業績への貢献度を高めることが可能になります。

具体的には、業務マニュアルの作成、人材配置の適正化、従業員のスキルアップ、IT(情報技術)の採用、業務フローの見直し単純作業の外注などが挙げられます。これらだけでなく、オフィスのレイアウト変更でも、職場環境を改善することが可能です。

オフィスレイアウトの重要性
なぜ、オフィスレイアウトが重要なのでしょうか。オフィスとは企業活動を行う場所であり、その事務作業は効率的に遂行されなければなりません。機器や備品は、それを遂行するためのツールで、これも適切に配置される必要があります。

たとえば、業務上、日常的に使用する備品が従業員数に比して少なかったらどうでしょうか。従業員は備品のやり取りに時間を要することになり、効率が低下します。逆に、やみくもに備品を設置すれば、コストが上昇しますし、オフィス内が混雑してこれまた作業効率が下がってしまいます。備品をどのぐらい、どこに配置するか(つまりレイアウト)は、作業効率に大きく関わってくる問題です。

レイアウトを考える上では、従業員の動線を意識することが欠かせません。コピー機を使用することが多い従業員の机が、機械より遠い場所に配置されていたら、コピー機の場所までオフィス内を移動する時間はムダそのものです。また、通路が狭すぎれば、すれ違いに時間がとられます。同時に、通路があっても誰も通らないのなら、ない方が「まし」です。

どのようなレイアウトがベストか
では、どのようなレイアウトが望ましいのでしょうか。すべての企業、オフィスに適したレイアウトはありませんので、「オフィスの実際や従業員のニーズに合っている」ことが最大の基準になります。

まず、自由に使える空間を設けることです。東京のある企業には、オフィス内にビリヤード台が設置されており、休憩時間などに楽しむことができます。カフェテリアを設置している企業もあります。このような空間は、従業員間のコミュニケーションを促進することにも役立ちます。

オフィスを「働くだけではない」場所にすることで、従業員に適度な息抜きを保証し、その後の仕事の集中度を高めることに役立つのです。これは当然、労働時間の短縮にもつながります。

もう一つは、ムダを省いた効率的なレイアウトです。多くのIT系企業では、会社全体をフラットなフロアに置き、部署間で部屋を分けるようなことをしていません。オープン空間とすることで、コミュニケ―ションが取りやすい環境にしているのです。

レイアウトを効率化する上で、カギの一つは会議室のあり方です。そもそも、会議室を設置する必要性があるのかどうか、意見が出やすい環境になっているかどうか、議論に集中できるかどうかなど、検討すべき点があります。

米国企業のなかには、日本式の畳の部屋を会議室とし、「座ってもよし」「寝てもよし」で会議を行っているそうです。そこまで極端ではなくても、従来のように、対面式の机、社長は上座といった形式を捨て、フレキシブルに考えてみてもよいと思います。

キーワードはコミュニケーション
以上のようなオフィスレイアウト上のポイントを貫くキーワードは、「コミュニケーションの活性化」です。逆に言えば、これが実現できるのであれば、どのようなレイアウトでも「正解」ということになります。

前述した「自由に使える空間」「効率的なレイアウト」を実現する上で注目されるのが、フリーアドレス制です。従業員ごとに決まった机を設置しないあり方ですが、座る度に隣席の人が変わるため、コミュニケーションが広がりやすくなるものです。

フリーアドレスが難しいという場合でも、机とイスのレイアウトを変更したり、「席替え」のようなことをするだけで、いつもと異なる社員間のコミュニケーションが生まれます。新型コロナウイルスの感染防止という点からは難しさもありますが、部署間などにあるパーテーションを撤去するという手段もあります。

レイアウトの変更に加え、簡単なコミュニケーションスペースをつくったり、ホワイトボードを設置することも有効です。

そもそも、大企業のように、予約しないと会議室を使えないようなあり方は、中小企業にとっては適切ではありません。簡単で、しかもリラックスして議論できるコミュニケーションスペースがあれば良いのです。その点で、これは「多目的スペース」ともいえます。

休憩スペースも用意しましょう。ソファなどをレイアウトし、雑誌やドリンク類なども置いて、従業員がくつろげるようにします。打ち合わせや情報交換程度のことであれば、ここで行ってもよいといえます。また、会議の度にプレゼンテーション用のファイルを作成するのは、時間効率が良いとはいえません。ホワイトボードに書けば十分なのです。

従来から、日本企業ではリフレッシュスペースを設けることには否定的でした。休憩やリフレッシュは「会社でやることではない」「スペースをつくれば社員がサボる」という発想です。

これらは、時代の変化のなかで捨て去るべき考え方です。実際に導入した企業でも、「だらだら使用」などはほとんど発生していないようです。もちろん、「昼寝をしない」などの規則は必要でしょうが、リフレッシュはあくまで「仕事のため」で、「ボーッとするのも仕事のうち」であることを忘れてはなりません。

「ボーッとする」ことで気分転換ができたり、新しい発想が生まれることがありますし、スペースで仲間とおしゃべりしたことの中にヒントを見つけたりという効果は、大いに期待できることなのです。

社員食堂を設置している企業では、そのレイアウトも検討課題です。なぜなら、社員食堂は、従業員のほとんどが集まる場所だからで、当然にも、コミュニケーションの場となるからです。ただ、これも新型コロナ対策で、対面式が難しくなっていることが考慮しなければなりません。

社員食堂を設置することには「ハードルがある」という企業では、一定の規則を設けた上で、コミュニケーションスペースを活用することもあり得るでしょう。福利厚生サービスとして、冷蔵庫に総菜やサラダ、お茶などを用意することも考えてみましょう。オフィスに総菜類を届けてくれるサービス会社もありますので、検討してみてはいかがでしょうか。

コミュニケーションとは逆に、近年では「集中スペース」の効果も確認されるようになっています。「集中スペース」とは誰にも邪魔されず仕事に集中できる場所のことです。このようなスペースを明示的に設けることで、従業員は共有スペースとの往復するなかで業務を効率的に進めることができるわけです。

モバイルワーク環境を整備する
こうしたオフィスレイアウトを実現するには、オフィスのモバイルワーク環境を整えることが必要です。オフィス内に無線LANを整備することで、共有スペースや休憩室などでの作業も快適になります。

無線LANの規格も、可能な限り高速なものにします。従業員が5人以内の小規模事業所なら、家庭用の無線LANルータでもさほど問題ありません。しかし、数十人の事業所ではあっという間に速度が低下します。法人向けアクセスポイントサービスの導入が必要です。

また、電波はオフィス街にも届きますので、盗聴や不正侵入への対応を万全に行うことが欠かせません。パスワードによる認証は当然ですが、外部認証サービスとの連携も一つの方法です。これらはコストがかかるものですが、これからの時代では必要経費といえます。

予算的に可能であれば、Wi-FIルータを供与するなどで、外出先での業務が行いやすいよう工夫することも有益でしょう。会社支給の携帯電話のデータ通信容量を引き上げることも、選択肢に入ります。こうしたことは、従業員の要望を丹念に聞き取ることが前提です。

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