【オンライン会議に適したオフィスづくり】

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企業活動において、オンライン会議やオンライン商談を行う機会が増えています。新型コロナウイルスの感染拡大で「オンライン」が奨励されたこともありますが、低コストで会議を行えるサービスが次々と登場したことが「追い風」となりました。

ただ、サービスを利用するためにはハードルもあります。ソフトのインストールやマイクなど機器の準備が必要ですし、サービスの利用にはユーザー登録を行わなければなりません。

その他、オンライン会議を初めて見ると気づく問題点もあることでしょう。たとえば…
・背景にオフィスの様子(社内情報や社員の入退出)が映ってしまう。
・オフィス内の会話や電話応対音などが相手に聞こえてしまう。
・逆に、会話内容が他の社員に聞こえてしまうので話しにくい。
・会話音が反響(ハウリング)して伝わらない。

こうした問題点を解決するため、オンライン会議に適したオフィスへとリニューアルを考えてみましょう。オンライン会議専用のスペースを設けることが最適です。

オンライン会議にとって必要なのは、インターネット回線の安定性と空間のしゃ音性です。ネット回線はできれば安定した有線式とし、ルーターやハブから遠くない場所を選び、可能なら周囲を区切った個室とします。最低でも、吸音材を使用したパーテーションを設置しましょう。

オンライン会議は「コロナ後」も対応が必須の方法です。オフィスにおいても対応を進めておきたいところです。

オフィス業務をオンライン化するには、このような設備(ハコモノ)をつくるだけでは不十分です。オンライン化と併せて進めたいのは、社内のペーパーレス化などIT(情報技術)環境の整備です。

FAXや書類などの紙ペースのものを少なくすることで、自宅などで仕事を行う際に書類を「運ぶ」ことを減らします。書類の持ち帰りは重くて負担ですし、紛失・漏洩などのリスクを極端に高めますので、これを防ぐ狙いもあります。

ペーパーレス化とともに、データ保存のために使うUSBメモリの管理を厳格に行うことも必要です。USBメモリを部課ごとに番号で管理し、紛失した場合は「始末書」などの処分を科している企業・団体もあります。稟議書も電子印鑑を使うことで、ネットワーク経由でやりとりするところが増えています。

社内文書の管理には、社内ネットワーク環境の整備、無線LAN化なども検討しましょう。テレワークだけでなく、仕事スタイルの見直しを進めてみてはいかがでしょうか。

【栃木オフィス内装工事.com】では、栃木県宇都宮市と栃木県北地域での”オフィスづくり”をワンストップでサポートさせていただきます。ぜひ一度、ご相談いただけると幸いです。

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