【オフィスは家具とレイアウトがすべて?!(上)】

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企業が選ばれる基準はさまざまです。年収や勤務時間・休暇、福利厚生などの待遇面は非常に重要ですが、それだけではありません。近年、アンケート調査の上位を占めるようになっているのが、「職場の雰囲気が良いこと」ということです。

この点で、パワハラ、セクハラなどがないことと並んで、オフィスの機能性の高さ、働きやすさが重要になってきているわけです。この重要性は新卒者に限らず、中途入社などでも変わらないことでしょう。

企業の生産性を上げること、従業員の定着率を上げる上でも、オフィスの機能性を高め、働きやすさを向上させることで、職場の雰囲気をよくすることは大切です。

では、機能性の高いオフィスを実現するポイントは、何でしょうか。これはつまるところ、家具を選ぶこととその配置が大部分を占めています。

というのも、かつて一般的だった対向式島型レイアウトのオフィスも、最近増えているシェアオフィススタイルのオフィスも、同じ空間に配置するのであれば、業務可能な人数やリフォーム費用には、ほとんど差が生まれないからです。

「家具を選ぶこととその配置が大部分」ということですから、カフェ型のデスクや集中スペースを設ける、ファミレス風の仕事&会議スペースといったレイアウト上の工夫に加え、机の表面を木目調にしたり、観葉植物を置くなどが大切になるということです。

会議スペース
オフィスにぜひ用意したいのは、会議スペースです。とはいっても、専用の会議室ではなく、予約不要で、5〜6人までのスペースです。ファミリーレストランの家族スペースのような、オープンなものをイメージしていただければよいでしょう。

この程度のスペースであれば、1つ1つに広い面積は必要ありませんので、複数スペースを設けることも可能でしょう。少人数のグループ作業の場や、ちょっとした休憩のためのカフェスペースしても活用できます。

また、このスペースは執務エリアの近辺につくることが重要です。各机と会議スペースをシームレス化することで、従業員の移動時間を少なくし、行き来を容易にする工夫ためです。

テーブルとイスのデザインは堅苦しいものではなく、明る目の、カジュアルなものにしても構いません。

可能であれば、がさばらない程度のホワイトボードやモニタなどを常備すると、会議の際もスムーズにできることでしょう。より多くの人数で使用する場合のために、追加のテーブルやイスも用意しておきます。

ただし、この会議スペースは防音設備などを設けるものではないため、守秘事項を伴う場合は、別の会議室を利用するようにします。

「ウイズ・コロナ」の時代では、ファミレス並みに、奥行きを広めに確保できるテーブルを用意するようにしましょう。また、このようなスペースも4人以内で利用することが望ましいといえるでしょう。

集中スペース
集中スペースの必要性が高まった背景は、パソコン、インターネットをはじめとするIT(情報技術)の導入が進んだことです。これによって、従来の島型レイアウトの下で、共同で仕事をする必要性が薄れました。

もちろん、従業員間でのコミュニケーションの必要性は増していますが、それは机を向かい合わせにしなくても可能です。むしろ、一人一人が集中して仕事をする時間と、コミュニケーションを取る時間を、適宜、使い分けることが大切です。

後者のために用意されるのが、前回紹介した、オープン式の会議スペースです。前者のためのスペースが、集中席ということになります。集中席を設けることで、分析・調査・プログラミングなど、単独での業務効率を上げることが可能になります。また、他の社員が、集中スペースにいる従業員への声かけなどを「自粛」する効果も期待できます。電話の取り次ぎを行わないなど、会社としてのルールを定めてもよいでしょう。

集中席は予約制ではなく、各自の机からの移動時間を要しない場所に設置することが望ましいでしょう。別フロアにつくるといったことでは、生産性の向上に逆効果です。各従業員が、「自ら場所を選んで」、快適、効率的に仕事ができるということが重要なのです。

集中席は、必ずしも個室タイプである必要はありません。カフェのカウンター席のような席も用意し、フレキシブルに選択できるようにするとよいでしょう。

なお、集中席を自宅からのリモートワーク(テレワーク)で代替することも、条件があれば、検討しても良いでしょう。ただ、企業としては、パソコンやインターネット回線、データ保護などに十分な注意が必要です。場合によっては、経費の一部負担を行うべきです。

また、人によっては、自宅での仕事だと家事に紛れて集中できないケースもあり得ます。従業員によって事情は異なるため、企業の理解と配慮が求められます。

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