【オフィスは家具とレイアウトがすべて?!(中)】

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集中スペース
「集中席」の必要性が高まった背景は、パソコン、インターネットをはじめとするIT(情報技術)の導入が進んだことです。これによって、従来の島型レイアウトの下で、共同で仕事をする必要性が薄れました。

もちろん、従業員間でのコミュニケーションの必要性は増していますが、それは机を向かい合わせにしなくても可能です。むしろ、一人一人が集中して仕事をする時間と、コミュニケーションを取る時間を、適宜、使い分けることが大切です。

後者のために用意されるのが、前回紹介した、オープン式の会議スペースです。前者のためのスペースが、集中席ということになります。集中席を設けることで、分析・調査・プログラミングなど、単独での業務効率を上げることが可能になります。また、他の社員が、集中スペースにいる従業員への声かけなどを「自粛」する効果も期待できます。電話の取り次ぎを行わないなど、会社としてのルールを定めてもよいでしょう。

集中席は予約制ではなく、各自の机からの移動時間を要しない場所に設置することが望ましいでしょう。別フロアにつくるといったことでは、生産性の向上に逆効果です。各従業員が、「自ら場所を選んで」、快適、効率的に仕事ができるということが重要なのです。

集中席は、必ずしも個室タイプである必要はありません。カフェのカウンター席のような席も用意し、フレキシブルに選択できるようにするとよいでしょう。

なお、集中席を自宅からのリモートワーク(テレワーク)で代替することも、条件があれば、検討しても良いでしょう。ただ、企業としては、パソコンやインターネット回線、データ保護などに十分な注意が必要です。場合によっては、経費の一部負担を行うべきです。

また、人によっては、自宅での仕事だと家事に紛れて集中できないケースもあり得ます。従業員によって事情は異なるため、企業の理解と配慮が求められます。

カフェ(喫茶スペース)
社内カフェを設置する企業が増えています。しかも、設置した企業において、ほとんどのケースで従業員の評価は高く、肯定的にとらえられているようです。

社内カフェは、どのような目的、シーンで利用できるのでしょうか。

まず、簡単な打ち合わせを行うスペースとして利用できます。これと関連して、部課を越えたコミュニケーションの場所としても期待できます。さらに、根を詰めた仕事で疲れた際のリフレッシュ(休憩場所)としても活用できます。

「部課を越えたコミュニケーションの場」と言いましたが、以前であれば、これは近所の喫茶店や居酒屋、喫煙室が果たしていた機能です。ところが、社内に喫煙室はなくなりつつありますし、新型コロナウイルスの感染拡大で居酒屋に行く機会もめっきり減ったことでしょう。こうした場に同席することの少ない女性が、除外されがちなのも、ダイバーシティ(多様な人材を活用するという考え方)が叫ばれるこんにちでは問題です。

このようにマルチな機能をもつからこそ、社内カフェの意義は高まっているということができます。

それにしても、社内カフェを設けるスペースに苦労する場合もあることでしょう。ただ社内カフェは「喫茶店」ではありませんので、ある程度、割り切れば、設置が容易になります。

そのポイントは、コーヒーなどの用意はセルフ形式にすること、水回りの工事を伴わない子よ、場所はオープンスペースにすることです。

セルフ形式にするためには、コーヒーメーカーなどを用意し、ティーバッグなどを用意すれば十分です。水回り工事は行わず、ゴミ箱を設置する程度にしましょう。飲み残しは、給湯室で対応します。オープンスペースにすることは、従業員の業務エリア(机)からの移動時間をつくらない上で重要です。

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