【オフィスは家具とレイアウトがすべて?!(下)】

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立ち話スペース
立ち話スペースは、オープンな会議スペースと似ていますが、違いもあります。立ち話スペースは、朝礼など10分以内の打ち合わせ、スケジュール確認、情報交換・確認などで用います。わざわざ会議室を取ったり、移動するといった手間を省き、仕事を効率的に進めるためのスペースです。参加人数は、できれば一対一、せいぜい5人以下が適切でしょう。

このような目的から、日常的な執務スペースの近傍、ドアの開閉なしで移動できる場所にあることが望ましいといえます。「ちょっと打ち合わせ」といいつつ、そのために時間をかけて移動するのでは、本末転倒だからです。また、書類の確認や軽作業が必要な場合は、第2回目で紹介した、ファミリーレストラン風のスペースを使用するようにします。立ち話スペースは、口頭、もしくはメモ程度で確認できる内容とします。

こうした「使い分け」は、最初は戸惑うかもしれませんが、1カ月もあれば慣れてくるでしょう。

レイアウト上の工夫は、言うまでもないことですが、イスを置かないことです。敢えて座れないようにすることで、立ち話スペースでの話を、集中した、効率の良いものにすることができます。また、立ち話スペースでの会話には、従業員相互の「距離」を短くし、話しやすい関係にするという効果も期待できます。

プレゼンスペース
企画の提案や打ち合わせを行う際、プレゼンテーションを使うことが多いでしょう。パソコン、プロジェクタ、ポインタ、スクリーンといった機器と、一定程度、外光を遮へいできる空間が必要になります。通常では、会議室が使われます。

ただ、新しいオフィス像が求められているこんにち、「プレゼンには会議室が必要なのか?」「プレゼンのあり方は従来通りで良いのか?」と疑ってみることも、悪いことではありません。たとえば、プレゼンターが一方的に話し、他の参加者は「聞いているだけ」というプレゼンでは、社内のコミュニケーションは健全には発展しないことでしょう。

これからのプレゼンは、参加者が自由に発言でき、良い方向を見出せるものでなければなりません。そのためには、長方形や講義形式といったプレゼンの際の座席配置を見直して見てはいかがでしょうか。

考えられる工夫としては、プレゼンターと聞き手の距離を縮め(ただし「密」にならない程度に)、プレゼンターを中心に円形に座るなど、参加者間での「距離の違い」を感じさせないようにします。

このために、特別な会議室ではなく、オフィス内に、少人数でプレゼンを行うためのスペースを設けてもよいでしょう。第2回で述べたように、ファミレス型スペースを、4人以下のプレゼンスペースとして活用することもあり得ることです。この際、外光を防ぐため、パーティションなどの工夫を考えましょう。

一対一スペース
オフィスにおいては、一対一で話せるスペースも設けたいものです。もちろん、新型コロナウイルスの感染拡大が完全には収束していないなか、ソーシャルディスタンスの確保は必須の上での話です。

このようなスペースは、上司が部下を問い詰めたり、説教したり、点検する目的のためにあるのではありません。2者のコミュニケーションにより目標を設定し、経験からフィードバックを行い、考えるヒントを生み出し、必要があれば軌道修正をすることで、互いに成長し、信頼関係を構築して生産性を向上させることを目的とするものです。

そのためには、テーブルをはさんで完全に正対するのではなく、角をはさんで座るか、横に座る、もしくは円形のテーブルを使うのがよいとされます。むろん、会話内容が多の従業員に漏れないような工夫は必要です。

ただ、専用の一対一スペースを必ず設けなければならない、というわけでもありません。以前紹介した、ファミレス型スペースを活用してもよいですし、ミーティングスペースの活用も考えられます。要は、両者が気軽に、リラックスして対話できる空間であれば、問題ないということです。一対一スペースの目的は、社員間のコミュニケーションの促進にあるからです。

一対一のスペースは、最新のオフィスにおいて、家具とその配置(レイアウト)がすべてであることの証明でもあります。特別の家具を用意しなくても、実現できるオフィス機能には、幅広いものがあることをご理解いただければ幸いです。

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