【コラム】社員の定着率向上はオフィスで実現できる!

栃木県宇都宮市と栃木県北地域の事業者様に『オフィスづくり』のサポートさせていただいている栃木オフィスづくり.comです。

新型コロナウイルスの感染拡大の影響による、「内定取り消し」が社会問題になっています。しかしながら、この事態が起きる以前にはむしろ、「社員の定着率の低さ」が問題になっていました。この現象は「753(シチゴサン)現象」と言われ、新卒社員が3年以内に離職する割合が、中卒者7割、高卒者5割、大卒者3割とされていました。

さらに、運輸、建設、介護などの職場では、慢性的な人手不足状態が続いています。新卒社員が、経営陣には理由も分からないままに会社を去る事態は、可能な限り、避けたいところです。

退職理由はいくつかある
新卒社員が退職する理由にはいくつかあり、単純に、「教育が足りないから」ではありません。退職理由には、上司や同僚との「人間関係に悩んだため」であったり、将来への不安や「やりがいが感じられない」、休みが少ないなど自分の時間が持ちにくい、といったこと、さらにこれら複数の要因の「合わせ技」です。

本来、社員の定着率の向上自身は、目的ではありません。企業の目的は、社員それぞれが役割を発揮し、業績を上げることです。それにしても、社員のモチベーションや、社員の入れ替わりによる業務の一時断絶を考えれば、定着率が高いことは良いことです。

定着率の向上のためには、さまざまな施策が考えられます。賃金を引き上げたり、成果給を導入することもその一つでしょう。社員教育を重視するといった施策を実施することもあります。これらは悪いことではありませんが、たとえば、土日返上で研修を繰り返していては、社員の定着率にとっては逆効果になります。給料引き上げも、経営上の限界があります。

社員コミュニケーションを活性化させよう
ムリなことは続きません。すでに述べた方法だけでなく、オフィスを過ごしやすく、人間関係が円滑になるよう工夫することも重要なポイントです。

なかでも、社内コミュニケーションを円滑なものにすることは、業務の進行をスムーズにし、働きやすく、心地よい職場環境を実現する上で欠かせない条件です。経営者が「コミュニケーションをとろう」と音頭をとるだけでは不十分です。社員の中に、自然に、自発的に会話が生まれる環境をつくり出すことが求められます。

社員のコミュニケーションを活性化させるには、ツールを活用したり、オフィスレイアウトを工夫することも、手段の一つです。

まず、チャットツールやSNSなどを活用することです。適切に行えば、社員間のコミュニケーションに貢献することがあります。このようなメッセージングツールは、メールと異なって定型文も不要で、用件を伝えやすいという利点があります。

ただ、SNSなどには独特の表現方法があり、「適度にスルーする」などのリテラシーが求められます。IT(情報技術)ツールに苦手意識を感じる中高年齢層には、なじみにくく、ハードルが高いものかもしれません。

オフィスレイアウトを見直す
もう一つ、オフィスレイアウトを考え直すことによる効果を検討してみるとよいでしょう。社内コミュニケーションが不足しがちな理由は、経営層と社員、部門間、事業所間などに何らかの物理的・精神的断絶があるからです。

各社員の机を固定しないフリーアドレス化は問題を解決し、こうした断絶を取り払い、社内コミュニケーションを活性化させる上で有効です。フリーアドレス化を行うと、部署が異なる社員や管理職と一般社員が隣同士になることもあるため、自然と、コミュニケーションが活発になることでしょう。

ミーティングスペースをつくることも選択肢の一つです。ミーティングスペースは、単に会議用の場所ではありません。「会議室」というと、どうしても「会社の意思決定を行う場所」という側面が強くなりますが、ミーティングスペースの機能はそれだけではありません。

ミーティングスペースは、必ずしも「厳粛な雰囲気」を求めるものではありません。社員間で立ち話感覚での情報交換を保証したり、気軽な意見交換で新しい発想が生まれるという効果を期待するものです。このスペースは、デスクの近くに場所を確保するイメージですので、別室をつくるような予算と空間も必要ありません。

もう一つ、部署間のコミュニケーション活性化の手段として、共有スペースの設置を考えてはいかがでしょうか。ホワイトボードなどに各部署の情報を掲示することで、他部署の情報も得られるようにします。こうした一種の「見える化」によって、部署間の情報共有とコミュニケーションを推進することができます。

雑談の重要性を見直そう
ミーティングスペースや共有スペースは、ある意味、社員の雑談を促進するためのものです。すでに述べたような、業務に役立つ効果だけでなく、何より、社内が明るくなるというのは素晴らしいものです。社員の「働きやすさ」に直結するからです。

ある調査によると、社員が休憩時間に雑談を行うことは、生産性が向上し、成果も上がる傾向があるようです。社内コミュニケーションの程度が、社員の仕事上の「やる気」に直結することは、複数の調査が裏付けているところです。

折から、新型コロナウイルスの感染拡大によって、国民に外出自粛が求められ、さらにテレワークが推進されています。こうした事情によって、社員間のコミュニケーションがどうしても減る傾向にあります。社員の「コロナ疲れ」による、メンタル上の問題が報じられるほどです。緊急事態宣言が解除されても、こうした傾向はしばらく続くことでしょう。

社員の定着率を図る上では、難題が加わっている状況ということができます。

ビデオ通話などのコミュニケーション手段はありますが、顔をつき合わせてのコミュニケーションにはどうしても劣りますし、雑談の時間や程度も少なくなるものです。社員間に雑談がしやすい環境をつくることは、こうした問題を緩和させることもできるでしょう。

そもそも、情報の共有とは
ここまで何回か登場している「情報の共有」とは、どのようなことを指すのでしょうか。

企業は、その存立目標に沿って、それぞれの部署・社員に果たすべき役割があります。それを部署間・社員間が理解し合うことで、企業は「一つのもの」として動き、業績を上げ、成長することができます。

その「理解し合う」ためには、業務の一つひとつについて、「どの程度まで進展しているか」「改善点は何か」といったことについて、部署・社員間で共有されているかどうかです。「他部署だから関係ない」という態度を取り合っていると、業務にムダが生じたり、ときには足を引っ張り合うことになります。

情報は上長を通じて経営陣に上げられていくのが基本です。ただ、それには時間がかかることがあり、現代に求められている機動的経営にはふさわしくありません。重要な情報を見逃すと、経営上、取り返しが付かないことになる場合さえあります。

フリーアドレスやミーティングスペースを活用することで、上下関係だけでなく、「横」の風通しを良くすることができます。ふだん話をしない他部署の社員同士に会話が生まれることで、情報やアイデア、アドバイスが活発化するでしょう。ある部署にとっては「どうでもいい」情報でも、他部署にとっては「切実な」ものであることもあり得ます。

日常的なコミュニケーションが活発になっていれば、意思決定のための会議でも発言で出やすくなり、結論を出すまでかかる時間も短縮できます。幹部から社員への、経営方針の徹底もしやすくなります。

新卒社員も、いち早く、会社になじみ、打ち解けることができるようになります。これらを通じて、社員が辞めにくい環境を実現することにつながります。

選択的導入がカギ
フリーアドレスやミーティングスペースなど、いくつかの対策を紹介しました。こうした事例は、多くの企業で導入されており、成果が確認されています。それでも、すべての企業に有効とは限りません。業種、歴史、社風など、企業にはそれぞれに特徴がありますので、適したものを選ぶ必要があります。

オフィスレイアウトの変更は、社風事態を大きく変化させる可能性を含んでいます。当初の予想以上の効果を与えることもありますし、逆に、事情によっては失敗することもあり得るからです。

経営者が、社員の定着率向上のために「どのようなオフィスにしたいか」という目標を明確に設定することが大切です。【栃木オフィス作り.com】は、ご相談に応じています。

【栃木オフィス作り.com】は、栃木県宇都宮市と栃木県北地域での”オフィスづくり”をサポートさせていただきます。企業イメージ向上につながるオフィスレイアウトやエントランス工事にも、随時、相談に応じております。

栃木県でのオフィスづくりのご相談は【栃木オフィス作り.com】にお任せください。

“栃木オフィスづくり.comのサービス” オフィスレイアウト設計

栃木オフィスづくり.comでは、 栃木県宇都宮市、栃木県北地域(大田原市、那須塩原市、矢板市、那須鳥山市、さくら市、那須町、那珂川町、塩谷町、高根沢町)を中心に、お客様のオフィス移転やオフィス内装工事のご相談をお受けしています。お気軽にご相談ください。

栃木県宇都宮市、栃木県北地域での
オフィス環境づくりはお任せください

0287-22-2168

受付時間:平日9:00~18:00

栃木オフィスづくりご対応エリア
【ご対応エリア】
栃木県大田原市
栃木県那須塩原市
栃木県矢板市
栃木県那須鳥山市
栃木県さくら市
栃木県那須町
栃木県那珂川町
栃木県塩谷町
栃木県高根沢町
栃木県宇都宮市