【コラム】コミュニケーションを活性化させるオフィス環境のつくり方

栃木県宇都宮市と栃木県北地域の事業者様に『オフィスづくり』のサポートさせていただいている栃木オフィスづくり.comです。

 

コミュニケーション不足という課題
あなたのオフィスでは、上司と部下、従業員間、社員と社外の人のコミュニケーションが、きちんととれているでしょうか。

働き、成果をあげる上で、スムーズで正確なコミュニケーションは不可欠です。オフィスでのコミュニケーションが活発に行われることで、従業員は働きやすくなり、雰囲気を良くすることができます。

逆に、コミュニケーションが滞ると、問題解決が遅れ、部門・事業所間での協力が難しくなり、指示が円滑に実行されなくなります。当然、従業員は働きにくく、効率は低下し、業績が低下することにつながります。

政府が進める「働き方改革」は、つまるところ、生産性を上げる目的のために「働きやすい職場をつくること」です。オフィス内のコミュニケーションをスムーズにすることは、その重要な方策の一つです。とくに、部門・事業所間のコミュニケーションが重要になってきます。

オフィスにおけるコミュニケーションの改善は、単に、従業員同士が「仲良しになる」ということだけではありません。たとえば、ある部署で仕事が滞った場合に他部署の応援を頼めれば、業務の効率は向上します。情報のやり取りが円滑に行われれば、業務全体のスピードが向上します。個人と組織の間でもそうですが、こうした風通しの良さ、柔軟性は、組織の発展にもつながります。

では、コミュニケーションを意識的に増やそうと努力すればどうでしょうか。むろん、そうした努力はムダではなく、必要なことです。

しかしながら、本来の業務ではないところに多大なマンパワーを割くことは、中長期的に、業務にマイナスに働く可能性さえあります。できれば、「自然な形で」コミュニケーションが増すような仕組み、環境を整えたいところです。人間というものは、ムリが続かないものですから。

インフォーマルのコミュニケーション
社内のコミュニケーションを活性化させるには、インフォーマルな機会を活用することが重要です。

社員旅行やレクリエーションで改善を図ることは、重要な方策です。このような特別なイベントではない日常的な場面でも、以下のような方法が考えられます。

  • オフィス内にフリースペースを設ける
    10人以上の人数で座れる机などを設置すれば、そこで食事したり休憩を取る従業員が増え、会話の機会になります。
  • シャッフルランチ
    部署や部門を超えたグループで、ランチに行く機会を設けてもらいます。これを通じて、人間的に仲良くなることは重要です。また、社員が役員を指名してランチに行けるという仕組みをつくっている企業もあります。
  • 社内でのゲーム大会
    ある企業では、数カ月に1回、社内でトランプゲームを開いています。親睦に役立つのはもちろん、仕事中には見られない、仲間の一面を知ることができます。
  • 社内バーの設置
    業務時間外にお酒を飲めるスペースをつくるという、思い切った手立ても考えられます。時間と利用方法に規定を設ければ、社内の雰囲気をよくできることでしょう。

フリーアドレス・オフィスの採用
オフィス内のコミュニケーションを円滑化するための方策として注目されているのが、フリーアドレス・オフィスに改革することです。

20世紀、フォーディズムに象徴される大量生産の時代には、均質な働き方が求められていました。同質のものをより早く、大量に生産することが重要だったのです。事務管理部門も大差なく、上役の号令の下、一糸乱れぬ機械的な働き方が必要でした。それに合わせたオフィスこそ、机を並べ、上役の机を離したレイアウトだったのです。

フリーアドレス・オフィスとは、従業員に決まった席を設けず、空いている事務用机やソファ、スタンド式スパースなどを自由に選んで仕事をしてもらうスタイルです。なお、「フリーアドレス・オフィス」とは和製英語で、英語では「シェアードオフィス」などと呼ばれています。

この方式のオフィスでは、設置される机の数は、従業員の人数より少なくなります。その代わりに、共有式のソファや、私物を収納するロッカーなどが設置されます。

考えてみれば、これは合理的な仕組みです。たとえば、営業担当社員は、出社時と帰社時にしか机を使用しないことが多いものです。従業員すべてに専用の机を用意すると、かえって、机がムダになったり、各机に私物が集積されて公私混同を招いたり、人事異動の際に清掃の手間がかかり、オフィスの美観を損ねることになるものです。

また、従業員は得てして、自分の座席が決まっていると、そこに「居心地の良さ」を感じてしまい、だらだらと仕事をしてしまいがちです。資料の整理も後回しで雑然としたまま、ということになります。これでは、生産性は低化する一方です。

フリーアドレス・オフィスには、こうしたマンネリを打破する狙いと効果があります。

また、フリーアドレス・オフィスは、従業員の人数分の机とイスを揃える必要がないため、工夫によっては、スペースの縮減にもつながります。企業にとっては、賃貸料などの削減効果も期待できるわけです。

フリーアドレス・オフィスの課題
フリーアドレス・オフィスに対しては、「マンネリを打破できそう」「従業員の自立心を高められそう」といった肯定的評価がある一方、抵抗を示す上役もいるようです。具体的理由は、「部下がどこにいるのか分からない」「ホウレンソウが減りかねない」「落ち着きがなくなる」といったものです。

しかしながら、企業の目的は従来からの仕組みを維持することではなく、業績を上げることです。ホウレンソウは、スマートフォンやグループウェアなどを活用すれば十分に補えるもので、これでフリーアドレス・オフィスを拒否する理由にはなり得ません。

また、「フレックスタイムを導入すればよい」という意見もあるでしょう。従業員の意思一致が容易な職種であれば、それも一つの方法です。子どもを保育園に預けてから職場に行く家庭などでは、有効な方法であることは間違いありません。

ですが、多くの従業員が一つの方向に向かって動いてこそ、企業の業績が上がるものです。ホウレンソウの範囲ならともかく、オフィス内の重要な意思一致を行うには、従業員全体による朝礼などの機会が重要です。出社時間がバラけるフレックスタイムでは、この点で限界があるといえます。

フリーアドレス・オフィスの効果と条件
フリーアドレス・オフィスでは、上司や他の従業員に意見を求める際にはスタンド型テーブル、休みたいときにはソファ、集中して仕事をしたいときにはパーティションで仕切られた座席など、状況に応じた働き方が可能です。

すでに述べたように、デスクワークには,ムダが多いのが実際です。時間を制約することで、逆に、見積書や提案書などの作成時間を短縮できたという事例もあります。また営業担当も、自分の机に張り付く時間が短くなることで、外回りの時間が増え、成果が挙がりやすくなります。

また、コミュニケーションの手段を多様化することで、従業員が「机が空くのを待つ」などのロスが生じないよう、IT(情報技術)の導入をしっかりと進めることが欠かせません。

上役には、こうした柔軟な働き方に対応したマネジメント力が求められます。「外国で導入されているから導入しよう」というだけでは、成功はおぼつきません。すでに述べたように、スマホやグループウェアを活用することは一つの方策ですが、それとて万能ではありません。

まずは、自分の頭をこうした働き方に対応させることが重要です。上役には、「思考の柔軟性」こそが求められるのです。企業の成果を決するのは、結局は「人」なのですから。

フリーアドレス・オフィスをめぐっては、担当者の講習会なども行われています。そのような機会を利用し、理解を深めることも一つの手段といえるでしょう。

教育や研修の場も同様
ちなみに、教育現場の一部でも、フリーアドレスの仕組みが導入されてきています。

大量生産の時代のオフィスのレイアウトが、学校教育における教壇と机のレイアウトと同じであることに、気付かれると思います。教師が一方的に話し、生徒がそれを聞くというあり方は、江戸時代の昌平坂学問所(現在の湯島聖堂)における儒教の教育スタイルと変わりがないものです。これは、従業員が机を並べ、上役は離れた机にいるというオフィスのあり方と同じです。

こんにちでは、教育者と生徒が車座のような形で座り、互いに刺激し合い、学び合うという教育方法の有効性が言われるようになっています。これは、教師と生徒の間の区別をなくすということではありません。教師が生徒と同じ目線に立つことで、自由な意見交換が可能になり、互いに刺激し合い、新鮮な発想を生むことが可能になるのです。これは、一方的な情報の伝達ではなく、互いに意見を交換する、まさにコミュニケーションにほかなりません。

フリーアドレスはオフィスだけでなく、教育現場や地域など、社会全体の停滞を打開する、重要な方策になっているといえるでしょう。

【栃木オフィス作り.com】は、栃木県宇都宮市と栃木県北地域での”オフィスづくり”をサポートさせていただきます。フリーアドレス・オフィスの導入にも、随時、相談に応じております。

栃木県でのオフィスづくりのご相談は【栃木オフィス作り.com】にお任せください。

“栃木オフィスづくり.comのサービス”

栃木オフィスづくり.comでは、 栃木県宇都宮市、栃木県北地域(大田原市、那須塩原市、矢板市、那須鳥山市、さくら市、那須町、那珂川町、塩谷町、高根沢町)を中心に、お客様のオフィス移転やオフィス内装工事のご相談をお受けしています。お気軽にご相談ください。

栃木県宇都宮市、栃木県北地域での
オフィス環境づくりはお任せください

0287-22-2168

受付時間:平日9:00~18:00

栃木オフィスづくりご対応エリア
【ご対応エリア】
栃木県大田原市
栃木県那須塩原市
栃木県矢板市
栃木県那須鳥山市
栃木県さくら市
栃木県那須町
栃木県那珂川町
栃木県塩谷町
栃木県高根沢町
栃木県宇都宮市