【オフィスでの個人情報管理をしっかりと!】

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ビジネスシーンでは、顧客や従業員の個人情報を取り扱います。人数が多くなることがありますし、氏名、住所、電話番号、銀行口座情報などは厳正に取り扱うことが義務付けられています。マイナンバーカードの普及が進むこんにち、この重要性はさらに増大しています。

2017年の個人情報保護法改正によって、「1件でも個人情報を保有している全ての事業者」が規制対象となりました。個人情報の管理徹底は、すべての企業、オフィスの重要課題です。この問題を疎かにすると、会社の社会的評価・信用の失墜につながりかねません。

最大の注意を払うべきは、個人情報が社外に漏えいすることです。たとえば、個人情報が保存されたパソコンのセキュリティが不十分だと、コンピュータウイルスへの感染などで漏れる可能性があります。

リスクはネットを経由する場合だけで生じるわけではありません。オフィスが「誰でも立ち入れる」状況だと、個人情報は「ダダ漏れ」です。考えたくないことでしょうが、内部の人物による漏えいという可能性もあります。漏れた情報は犯罪に悪用される可能性があり、会社にも個人にも被害を与えかねません。

このため、情報を取り扱う担当者を定め、担当者以外はアクセスできない体制を整えることが大切です。個人情報はパソコン内に保存しておくのではなく、専用のメディアに保存し(紙媒体であればファイリングし)、金庫のようにカギのかかる場所で厳重に保管することが大切です。廃棄する場合には、シュレッダーにかけた上で、分けて処分します。

オフィスレイアウトは、防犯に適したものとすることが欠かせません。防犯カメラ、オートロック、社員証による入退室、顔などによる認証システムなどの整備です。併せて、個人情報を管理するスペースを明確に他と区別します。できれば専用室で、パーテーションであれば天井まで届く堅牢なものでなければなりません。

「わが社は大丈夫」と思うことは禁物です。個人情報の管理の観点から、オフィスを見直してみてはいかがでしょうか。

【栃木オフィス作り.com】では、栃木県宇都宮市と栃木県北地域での”オフィスづくり”をワンストップでサポートさせていただきます。ぜひ一度、ご相談いただけると幸いです。

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