フリーアドレス化に必須!ペーパーレス化のメリットは?

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テレワークやオフィスのフリーアドレス化、さらに政府の進める「経済のデジタル化」に必須の課題の一つが、オフィスのペーパーレス化です。「オフィスの」というより正確には「企業活動のペーパーレス化」なのですが、当面はオフィスなど間接部門から始めるのがベターです。

ペーパーレス化のメリット
では、ペーパーレス化のメリットにはどのようなものがあるでしょうか? 整理してみましょう。

まず、スペースの確保です。オフィスでは、実に大量の書類を扱っています。書類が蓄積されると保管場所を要するようになります。ペーパーレス、つまりデジタル化すると、これを避けることができます。

検索性も向上します。紙媒体では書類を探し出すのにも時間と手間がかかりますが、データだと検索性が格段に向上します。パソコンの検索機能は向上し、書類内部の検索にも対応していますので、目当ての書類を探す手間が大いに省けます。

印刷用の紙や印刷コストも削減できます。最初にあげたスペース確保も、オフィス維持費の削減につながることでしょう。

さらに重要なのは、セキュリティの向上です。紙媒体では紛失や盗難などの危険性が伴いますが、デジタルデータならパスワードなどで管理することができます。保存フォルダへのアクセス権、ファイル自体を開く際のパスワード要求など、二重三重に措置をとることも可能です。また、サーバ環境を構築すればアクセスや閲覧履歴をとることもできます。

デメリットはないのか?
では「いいことづくめ」なのでしょうか?

まず、パソコンなどのIT(情報技術)機器の導入が進んでいることが前提です。また、請求書・領収書などのテンプレートを整備するコストがかかります。

また、書面での交付・保管が義務付けられているものは、ペーパーレス化に限界があります。企業の業務プロセスを洗い直し、どこがペーパーレス化できるか・できないかを事前に確認しておくことが重要です。

最後に、システム管理者が必要になる場合があることです。また、停電時や障害発生時には書類へのアクセスが中断されます。クラウド型サービスや無停電電源装置の導入も考えてみましょう。また、ノートパソコンやタブレット端末は停電時でも使用できるため、シーンに応じて使用しましょう。

総じて、ペーパーレス化は段階的に進めることが無難です。環境整備・事前検証は、実績のあるプロ=【栃木オフィス内装工事.com】にお任せ下さい。【栃木オフィス内装工事.com】は、ご要望に応じた提案を行います。

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