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栃木県宇都宮市と栃木県北地域の事業者様に『オフィス内装工事』のサポートをさせていただいている【栃木オフィス内装工事．com】です。

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オフィスの移転時はもちろんですが、年末などの大掃除の際に課題になるのは、紙類廃棄物の処理です。事業所が廃棄するゴミは、書類だけでなく家庭用とは別の処理が必要です。整理してみます。

廃棄書類を分類する
書類内容、情報の重要度に応じた分別を行います。
・機密文書：個人情報、契約書、財務データ、人事情報などと一般文書を区別します。
・氏名・住所・電話番号等が記載された書類は特に慎重に扱う必要があります。これは、個人情報保護法の規定に基づくものです。

廃棄方法を選ぶ
・シュレッダー処理：社内で完結できますが、大量の書類を処理するには不向きです。
・溶解処理：業者に依頼し、施錠済み回収ボックスに入れて搬出、溶解します。処理後に証明書（溶解証明書）が発行されます。
・焼却処理：自治体や委託業者による焼却。証明書発行の有無を事前に確認する。

保存期間を確認
文書によっては、保存義務期間が法令で設定されている場合があります。保存期間中の文書を誤って廃棄しないよう、文書管理規程・保存年限一覧表を整備しておくことが重要です。
・会社法：計算書類などは10年間
・法人税法：帳簿書類は原則７年（欠損金がある場合は10年）
・労働基準法：労働者名簿・賃金台帳などは５年

委託業者を利用する場合
・個人情報の廃棄を外部委託する場合は、委託先が適切な安全管理措置を講じているかを確認します。プライバシーマークの取得状況、契約書で秘密保持条項を設けるなどです。
・委託先選定・監督責任は委託元（自社）にあることに留意します。

廃棄記録の保持
・いつ、誰が、何を、どの方法で廃棄したかを記録に残します。情報漏洩発生時の説明責任や監査対応に有効です。

一時保管中の管理
・シュレッダーや溶解業者への引き渡しを待つ間、機密文書を無施錠の場所に放置しないこと。「溶解ボックス」など、鍵のかかる専用容器を使用します。

特に個人情報を含む文書については、廃棄自体も個人情報保護法上の「安全管理措置」の一環と位置づけられるため、組織としての廃棄ルールを明文化しておくことが望ましいです。

栃木オフィス内装工事.comでは、オフィスのあらゆるスペースの内装工事を承っております。
今回ご紹介した、オフィスの移転・リニューアルだけでなく、オフィスに関することで何かお悩みのある方はお気軽にご相談ください。

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