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オフィスの新築や移転、リニューアルのタイミングで、書類や備品の整理を検討する企業は多く見られます。しかし実際には、業務の合間を縫っての作業になるため進捗が遅れたり、時間が足りずに最終的にすべての荷物をそのまま新オフィスへ運び込んでしまったりする課題が生じがちです。また、一時的に荷物が減っても、1年ほど経つと元の状態に戻ってしまうケースも少なくありません。
ここではオフィスの新築・移転・リニューアル時に検討すべき、書類や物品の整理整頓における具体的なポイントを解説します。

オフィス整理整頓のメリット

① 業務効率の向上
不要な書類を削減することで必要な情報へ速やかにアクセスできるようになり、業務効率が向上します。さらにオフィスの動線が最適化されることで、社員間のコミュニケーションや作業の流れも円滑になります。

② コストの削減
整理整頓によって不要な書類を処分できれば、無駄なスペースを排除できます。これにより新しいオフィスのレイアウトをより有効に活用できるようになります。状況によってはスペースに余裕が生まれたことで、移転そのものが不要になった事例もあります。

③ 快適な職場環境の実現
整理されたオフィスは視覚的にもすっきりとしており、社員の集中力やモチベーションの向上に寄与します。物品が少ない空間は清潔感を保ちやすく、それを維持する文化が社内に定着することで、企業価値の向上にもつながります。

オフィスの新築・移転・リニューアル時に検討すべき整理整頓のポイント

① 整理整頓をきっかけとして活用する
オフィスの新築や移転、リニューアルは、普段は後回しになりやすい整理整頓に着手する好機です。社員全員が環境の変化を意識している時期であるため、整理への関心が高まりやすく、全社的な取り組みとして推進しやすくなります。この機会を利用して、単に物品を減らすだけでなく、業務の効率化を見据えた整理整頓を行うことが重要です。不要なものを手放して必要なものを適切に管理・配置すれば、オフィスの利便性だけでなく、業務効率や情報の流れも改善されます。

② プロジェクトのコンセプト（目的）を明確にする
目的が明確であれば、理想のオフィスを実現するという共通認識を持ちながら、スムーズに作業を進めることができます。スペースの削減や情報の検索性向上、働きやすさの改善といった整理整頓による具体的なメリットを、事前に社内で共有しておくことが効果的です。多少の反対意見が生じた場合でも、会社全体の方針という共通認識があるため、滞りなく取り組みを継続できます。

③ 責任者を決める
整理整頓を現場の判断だけに一任すると、処分の可否が分からず作業が停滞したり、そのまま放置されたりする原因になります。そのため各部署やフロアごとに整理整頓の責任者を配置することが不可欠です。責任者は残すか廃棄するかについての最終的な判断を行うほか、進捗管理や周囲へのアナウンス、声かけなども担当します。判断を下す役割が明確になることで、作業を効率的に進められます。

④ 目標を設定する
具体的な目標が設定されていないと、どの程度まで整理すべきかが曖昧になってしまいます。オフィスの広さや収納スペースには限りがあるため、あらかじめ何をどれだけ削減するのかという目標を決めておくことで、現場での判断が容易になります。代表的な目標設定の方法は次の2つです。

④-1. ファイルメーター（fm）による目標設定
ファイルメーター（fm）は書類の厚みを数値で表す単位であり、1fmは1メートル分の書類を指します。一般的に、社員1人あたり2fmが適量であると言われています。「書類は1人2fmまで」のように数値でゴールを提示することで社員の理解が深まり、整理が進行しやすくなります。部署ごとの進捗を比較して把握しやすい点もメリットです。

④-2. 収納スペースによる目標設定
新オフィスで利用できる収納スペースから逆算し、「この棚に収まる分量まで整理してください」というように指示する方法です。視覚的に分かりやすく、実行に移しやすい特徴があります。収納スペースに制限を設けることで本当に必要なものを厳選する意識が自然と働き、整理が進みやすくなります。

⑤ オフィスの整理整頓の方法を理解する
整理整頓が進まない原因の1つとして、何から手を付ければよいのか分からないという現場の戸惑いが挙げられます。特に書類の整理においては「廃棄」「電子化」「外部保管」「オフィス保管」の4つの分類を把握しておくことが基本となります。これらを適切に使い分けることで、無理なく書類の削減を進められます。これまでに整理を行ってこなかった部署では、約8割の書類を削減できたという実績もあります。まずは廃棄から着手するだけでも十分な効果を得られます。

⑥ オフィスの整理整頓の基準を設ける
残すものと捨てるものの判断に迷うと、整理整頓の作業は止まってしまいます。そのため会社全体で共通의判断基準を設けておくことが重要です。判断基準には主に次の2つのアプローチがあります。

⑥-1. 廃棄する基準を決める
「3年以上使用していない書類は原則として廃棄する」など、処分の対象を先に明確にする方法です。過去の使用実績から客観的に判断できるため、実行しやすい性質を持っています。

⑥-2. 残すものを決めてそれ以外は捨てる
「現在進行中の案件」や「法的に保管義務がある書類」など、真に必要なものを先にリストアップし、それ以外のものを処分する方法です。優先順位が明確になるため、整理を円滑に進められます。

自社に合った取り組みやすい方法を選択し、明確な基準を定めて進めることが大切です。

⑦ オフィスの整理整頓を行う期日を決定する
時間に余裕があるときに取り組もうと考えていると、整理整頓はなかなか進みません。そのため新築や移転、リニューアルのスケジュールに合わせて、具体的な実施日と完了日を設定することが重要です。さらに部署やエリアごとに段階的な期日を設けることで作業の集中を防ぎ、社員の負担を軽減できます。進捗を管理するチェックリストや進捗表を活用し、定期的に状況を確認してフォローできる体制を整えることが、整理整頓を成功させる鍵となります。

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