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労働生産性を上げる取り組みの一つとして、オフィスでの就業とテレワークを組み合わせる「ハイブリッドワーク」を導入する際の注意点について述べていきます。

まず、従業員の勤怠管理です。オフィスでは出退勤時間が労働時間の目安になりますが、テレワークでの計測は難しくなります。社内グループウェアなどで管理する方法が一般的ですが、それでも正確な計測は困難です。

また、テレワークでは緊急な会議やトラブルに対応できないことがあります。Web会議ツールやチャットアプリを活用するなどである程度補うことは可能ですが、事前に使い方や安全対策などを確認しておくことが重要です。

上記の勤怠管理と結びついて、従業員への評価制度で公平性を担保することが非常に大切になります。思い切って給与体系を「成果報酬制」に切り替えることも考えられますが、事前に丁寧な説明を行うなど、導入には十分な準備が欠かせません。

もう一つは、ハイブリッドワークでは従業員が顔を合わせる機会が減るため、コミュニケーションが減少してしまうことです。これは、情報が共有されないなどの弊害につながりかねません。Web会議ツールが普及したとはいっても、対面に勝るものはないからです。オフィスでの就業メンバーを定期的に入れ替えるなどで、コミュニケーションが不足しないような工夫しましょう。

最後に、セキュリティ対策です。Web会議ツールなどは常に最新版を使い、自宅のネット環境もセキュリティ対策を強化します。併せて、書類を自宅などに運ぶケースが増えますので、紛失しないこと、紛失しても簡単にデータを読み出せないよう暗号化するなどが必要です。

これらを踏まえつつも、「無理をしない」ことも大切です。

誰が出社するか、週に何日出社するかといった決まりは、柔軟にしましょう。「厳守」を強いるのは、そもそも「働き方改革」や「柔軟な働き方」という考え方に反します。部署・職種によって変えることもあり得るでしょう。

従業員間のコミュニケーションを促進させるためにツールを導入することがあると思いますが、これも使用法を細かくしすぎないようにします。例えば、チャットツールにはテキスト、ビデオ通話、ファイル共有など複数の機能がありますが、どの機能を使うかの選択はグループ長に任せます。「○○の際は○○の機能を使わなければならない」などと細かくしすぎると、かえってコミュニケーションを滞らせることになってしまいます。

ただ、テレワークを行う際のセキュリティは基準を明確化します。情報漏えいは企業に重大な悪影響を与えますので、明文化して守るようにします。最低でも「セキュリティソフトを導入し常に最新版に保つ」「公衆無線LANは使用しない」「USBメモリに保存するデータは暗号化する」といった項目が必要でしょう。

先程あげた出社に関する決まり事を柔軟化する保証は、オフィスをフリーアドレス化することです。こうすれば固定席がなくなるため、「出社管理」そのものが不要になります。従業員間のコミュニケーションも促進されます。

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