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オフィスのDX化には、どのような注意点があるでしょうか。

現状を見極める
まず、オフィスの現状を見極め、それを前提に計画を立てることです。極論になりますが、パソコンさえ使用していない環境からいきなり最新環境に刷新することは、現実的ではありません。

現在の業務内容やプロセスを検討することで、「どこが非効率なのか」「どこを、どの程度までDX化するのか」と、課題と目的を明確にさせます。これが定まらないと、DX化はうまく進みません。

DX化が一部上役の「趣味」に陥らないよう、現場従業員にヒアリングすることは、課題を明確にする上で非常に重要です。

導入の必要性を周知させる
DX化の目標を決めたなら、それで社内の意思を一致させることです。これは経営陣の合意に限らず、従業員全体に説明することが欠かせません。このプロセスがないと、DX化しても使用されないなどの事態が起こりえます。

社内説明会では、従業員のデジタルスキルにばらつきがあることを前提に、DX化の具体的な中身やそのメリットについて、平易な言葉で語られる必要があります。

ツール選定を慎重に
DX化には、新しいシステムを導入することが多いと思います。その選定には、十分な検討が必要です。ともすると機能面を重視しがちですが、自社の業務プロセスに適合しているか、現在の従業員が使えるものなのか、サポート体制などを確認します。デモツールがあるなら、一定程度、使ってみた上で「課題出し」をしてみます。

社内の仕組み自身を見直す
ツール導入と併せ、現状の業務プロセスを見直します。業務の効率化を図るためのDX化ですので、社内の仕組みなど体制を再考し、必要に応じて改革しましょう。

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