【ホワイトボードで社内コミュニケーションを円滑に】

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オフィスの会議室には、ホワイトボードが必需品です。従業員間の情報共有や営業方針など意思の徹底に大いに役立つ備品といえます。

ホワイトボードにはさまざまな種類があり、導入時にしっかり選ぶことが大切です。

ホワイトボードを選ぶ際のポイントは、第一に、設置形態です。「壁掛けタイプ」は、その名の通り吊り下げるもので、場所を取らないのが特徴です。「固定タイプ」は付属の金具で固定するもので、大型サイズの製品が用意されています。「脚付きタイプ」は移動が容易です。最後に「シートタイプ」で、壁面部分にフィルム状のシートを貼ってホワイトボード化するものです。そこでもボード化できるので、気軽に使うことができます。

「壁掛けタイプ」の設置は、S字フックなどの金具を壁に埋め込んで引っ掛けます。比較的簡単な作業ですが、水平にならずにやり直したりすると壁面に穴が残って見苦しくなります。

「固定タイプ」はL字金具などで固定するものです。サイズが大きく、水平化など確認すべき点が多いため、専門家による工事に任せたいものです。

「脚付きタイプ」や「シートタイプ」では工事は不要です。ただ、「脚付きタイプ」は場所を取ることが難点です。「シートタイプ」を採用するには、シートを保管・設置する責任者を明確化する必要があります。

さらに、形状によって片面式と両面式があります。筆記量が多くない場合は片面式で十分ですが、研修会や会議などで使う場合は、消す手間が省ける両面式がおすすめです。

ボード表面の素材にも複数あります。スチールタイプは、表面にアクリルが塗られています。対して、ガラス薬剤が塗られているのがホーロータイプです。筆記・消去を頻繁に繰り返す際には、跡が残りにくいホーロータイプがおすすめです。

デザインにも注目しましょう。ボードのフレームがない「フレームレス」製品は、スタイリッシュでおしゃれに感じられます。フレームがブラックなどカラー塗装されたものもあります。

最近普及が広がっているのが、電子黒板(コピーボード・ネットワークボード)です。ボードに筆記した内容をプリントしたり、PDFファイルとして保存する機能がある高機能製品です。価格は割高になりますが、従業員のパソコンやタブレットなどで簡単に共有できるのが便利です。コピーボード・ネットワークボードは専用ペンで記述するため、ホワイトボードにありがちな事務備品の簡素化にもつながります。

月間予定表や行動予定表、車両運行表、受注・生産・在庫表、従業員の実績グラフなど、企業やオフィスの必要性に応じて罫線が描かれたタイプもあります。これらは、特注することも可能です(自作も可能ですがプロに依頼することが無難です)。

ホワイトボードとして意識することは少ないのですが、会議室入口に主催団体名や催し物名を記したり、会場までの道順を示す案内板も、ホワイトボードの一種です。裏面は掲示板として使えるものもあります。コンパクトサイズですので、可搬性の高いホワイトボードとして使うことができます。

パーテーション型のホワイトボードも、オフィスによっては有益です。キャスターが付いている製品がほとんどで、必要に応じてオフィス空間を区切り、ミーティングの際にはメモをとることが可能です。標準サイズは、幅90cm、高さ1.8m程度です。幅はさほど広くないため、手軽に移動して空間を仕切ることができます。こちらも、3連程度の連結タイプや、木目調などデザイン性のある製品もあります。

ホワイトボードを選び、購入する場合は、ホワイトボードマーカー、イレイザー、マグネットシート、マグネットバーやクリップなどのオプション品も併せて検討するようにしましょう。

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