【オフィスのカギの管理】

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紛失の際のリスクマネジメント
事務所のカギを紛失することは、大問題です。とくに、従業員がカギを保有・管理するケースがある事務所では、紛失の際の手順をしっかりと決めておくことが重要です。

(1)紛失の事実を上司に報告する。日時、場所、気付いた日時は欠かさない。
(2)原因を明らかにさせ、反省文を含めて書面(始末書)を提出させる。
(3)対応策をとる。管理体制の強化・変更やカギの交換など。

カギの紛失を報告せず、隠ぺいするようなことは絶対に許してはなりません。これを行った従業員には、何らかのペナルティを科すべきでしょう。また、カギの紛失を防ぐ意図から、従業員によるカギの複製は許してはなりません。

今後のことを考えれば、カギ式ではなく、ナンバー式、もしくはICカードとの組み合わせによるドアロックが望ましいといえます。

安全性の高いカギとは
カギに関して、よく「安全性ランキング」と称しているWebサイトがありますが、特定メーカーによるものであったりすると、信頼性に欠けることがあります。用途に合わせたカギを選ぶことと、メーカーと施工業者の信頼性こそが肝心です。

インテグラル錠は、古い事務所や民家の勝手口などで使われることが多いものです。シリンダーとドアノブが一体になっているものですが、老朽化するとドアノブが破損し、キーも使えなくなるという問題があります。

シリンダー箱錠は、マンションなどで多く使われているもので、シリンダーとノブが分かれているものです。同じシリンダー式でも、ピンシリンダー、ディスクシリンダー、ディンプルシリンダー、ロータリーシリンダーがあります。ピンシリンダー式は安価ですが、不正な開錠に遭いやすいもので、ロータリーシリンダーやディンプルシリンダーに置き換える動きが進んでいます。

すでにある事務所のカギの種類を理解した上で、改善を考えましょう。

スマホアプリでカギを使う
企業などで採用が増えているのが、スマートフォンを使用したカギです。Akerun(アケルン)、Secual(セキュアル)など複数の種類があり、「スマートキー」と総称されます。

利点は、カギを持ち歩かないために紛失のリスクがないことと、入退室情報がきちんと保存されることです。

従業員ごとに、事務所に出入り可能な曜日を制限することなどもできますし、ゲストユーザーに一時的な許可を付与することも可能です。遠隔地からロックすることができるものもありますので、「閉め忘れ」を避けられます。

設置と月々の利用費用は、キーの種類によって異なります。「スマートキー」は今後、増えていくことが確実ですので、カギの交換の際には選択肢に入れてみるとよいでしょう。

「事務所のドアを安全に」シリーズも合わせてお読みください。

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