【全編再掲】受付システムをつくる

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受付システムが増加中
従来の事務所は、ドアを開けるとすぐに従業員が座る机があるか、せいぜい腰高の机で区切られている程度でした。市民に開放されるべき行政機関であればこれでよいでしょう。ですが、一般企業では、入口に近い従業員にはさまざまな雑務が発生し、またストレスが高まります。近年、企業に求められている情報保護も十分にはできません。

そこで受付システムの登場というわけです。もちろん、受付担当の社員を常駐させる選択肢もありますが、中小規模の企業では現実的ではありません。

受付システムは、パーテーションなどで作業スペースと区切った上で、電話やベル、タブレット端末などが置かれます。

受付は「会社の顔」ですので、スマート、かつシンプルにつくりたいものです。この点で、入口ドアにインターホンを付けるという仕様は、ややスマートさに欠けると言わざるを得ません。

一般的な受付システム
受付システムは、台の上に受付電話を置き、来客者に内線番号をダイヤルしてもらうのが一般的です。担当部署の内線番号を記した表は、電話の近くに用意します。「御用の方は、この電話機より、下記内線番号にご連絡下さいますようお願い致します。」などの文言も記しておくべきです。

さらに、この台と事務所との間は、事務所内が見えない程度の高さのパーテーションで区切ります。

受付に置く電話機は、ボタンが多い多機能型よりも、シンプルなものがよいでしょう。デザイン性の高い電話機でもよいですが、会社の業種、イメージに合うものにした方がよいでしょう。

「少し先」の受付
すでに、一部の企業では、受付システムにタブレット端末を採用しています。画面をタッチしてもらうことで、担当部署を呼び出す方式です。

ただ現在は、飲食店でのタブレット端末による注文システムが始まったばかり(しかも大手)です。企業の受付でこの方式を採用することは、高齢者の来客には不適で「やや早い」という気もします。とはいえ、将来的には、普及する可能性が十分にあります。

さらにその先には、AI(人工知能)ロボットによる受付システムが普及していくでしょう。小規模企業での導入にはやや割高ですが、次第にコスト削減が進むと思われます。AIロボットを採用することは、企業の先進性をアピールする効果にもなり、IT(情報技術)を扱う企業では早めの採用が望ましいといえます。一定の「癒やし」も期待できるかもしれません。

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