テレワークだけでなく、社内環境の見直しを

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前回は、現オフィスにおいてテレワークやオンライン会議などへの対応を進める上でのポイントを述べました。端的にいえば、リモート用の個室ブースを設置することです。

オフィス業務をオンライン化するには、このような設備(ハコモノ)をつくるだけでは不十分です。オンライン化と併せて進めたいのは、社内のペーパーレス化などIT(情報技術)環境の整備です。

FAXや書類などの紙ペースのものを少なくすることで、自宅などで仕事を行う際に書類を「運ぶ」ことを減らします。書類の持ち帰りは重くて負担ですし、紛失・漏洩などのリスクを極端に高めますので、これを防ぐ狙いもあります。

ペーパーレス化とともに、データ保存のために使うUSBメモリの管理を厳格に行うことも必要です。USBメモリを部課ごとに番号で管理し、紛失した場合は「始末書」などの処分を科している企業・団体もあります。稟議書も電子印鑑を使うことで、ネットワーク経由でやりとりするところが増えています。

社内文書の管理には、社内ネットワーク環境の整備、無線LAN化なども検討しましょう。テレワークだけでなく、仕事スタイルの見直しを進めてみてはいかがでしょうか。

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